Kollaboratives Projektmanagement beschreibt die Zusammenarbeit verschiedener Akteure an einem gemeinsamen Projekt. Mittlerweile geht es dabei nicht mehr nur um die Zusammenarbeit von Mitarbeitern innerhalb eines Teams oder Unternehmens, sondern auch die gemeinsame Arbeit bei großer räumlicher Distanz.

Durch die Digitalisierung wird es beispielsweise immer üblicher auch Freelancer in Projekte einzubinden. Und selbst Mitarbeiter im eigenen Unternehmen sind oft nicht immer persönlich anwesend. Da ist es unvermeidlich sich mit effektiven Projektmanagement Tools zu beschäftigen, die solch eine Zusammenarbeit deutlich erleichtern. Wir stellen dir die Formen des kollaborativen Projektmanagements vor und erklären, welche Chancen und Risiken sich für Dich daraus ergeben.

Was ist kollaboratives Projektmanagement?

Kollaboratives Projektmanagement ist eine Methode komplexe Projekte besser zu planen, steuern und koordinieren. Dabei besteht der Grundgedanke in der Zusammenarbeit von Projektteams über Unternehmens- und Ländergrenzen hinaus. Diese Projektteams müssen für das erfolgreiche Management miteinander vernetzt werden.

Dazu gibt es unzählige Anwendungen für unterschiedliche Zwecke, die Du auch parallel verwenden kannst. Neben der klassischen Software haben sich mittlerweile besonders Cloud-basierte Lösungen etabliert. Insbesondere bei räumlicher Distanz oder Einbindung externer Mitarbeiter bieten Lösungen aus der Cloud erhebliche Vorteile. Beispiele für den Nutzen von Projektmanagement-Lösungen sind die Erstellung von Kurs- oder Textmaterial, die Koordination von Terminen, die Unterteilung von Arbeitsschritten oder die Aufteilung der Aufgaben. Alle Bereiche eines Projekts kannst Du mit Tools wie Google Docs, Slack oder Plan IO effizienter koordinieren. Dabei findest Du am Markt sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Projektmanagement-Tools.

Trotz ihrer diversen Anwendungsmöglichkeiten und unterschiedlichem Funktionsumfang haben die Tools folgende Gemeinsamkeiten:

• Mehr Transparenz in der Teamarbeit
• Projektkoordination trotz räumlicher Distanz
• Bessere Kommunikation
• Laufende Aktualisierung der Informationen
• Mehr Zeiteffizienz
• Alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand
• Mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation in der Aufgabenteilung

Bei der Projektarbeit in der Cloud ist es sehr wichtig mit der Verlagerung in die digitale Kommunikation achtsam umzugehen. Durch das Fehlen von Gestik, Mimik und hörbarer Sprache können Missverständnisse entstehen. Deshalb sollte das Team möglichst gemeinsam festlegen, welche Regeln sich die Mitarbeitenden für die Kommunikation in Chats und Apps vorstellen. Ebenso wichtig ist, dass jeder Probleme und Konflikte offen ansprechen kann.

Außerdem müssen alle Projektbeteiligten auf eine ausreichende Datensicherung achten, damit keine sensiblen Informationen nach Außen gelangen oder gar verloren gehen.

Formen und Risiken des kollaborativen Projektmanagements

Du kannst kollaboratives Projektmanagement einerseits innerhalb eines Teams oder Unternehmens sinnvoll einsetzen und andererseits damit Mitarbeitende bei großer räumlicher Distanz einbinden. Meist bezieht sich dieser Aspekt auf die Kooperation mit Freelancern, die dem Unternehmen eventuell nicht einmal persönlich bekannt sind. Vorteile, die sich aus solch einer Zusammenarbeit ergeben, sind:

• Mehr Flexibilität
• Kurzfristige Unterstützung
• Geringere Kosten
• Fachliche Expertise

Du willst mehr über die Vorteile einer Arbeit mit Freelancern erfahren? Wir haben 11 Gründe für die Arbeit mit Freelancern für Dich zusammengefasst!

Für Unternehmen kann es langfristig günstiger sein zeitweise fachliche Expertise zu nutzen, als eine Stelle dafür zu besetzen. So kann das Unternehmen seinen Bedarf zeitlich flexibel decken. Besonders vorteilhaft ist die Zusammenarbeit mit Freelancern bei so genannten Micro Jobs. Dabei handelt es sich um kleinere Aufgaben oder Teilaufgaben eines Projekts, die an Freelancer delegiert werden. Das können Texte, Recherchen oder die Ausgestaltung einer Grafik sein, für die jedoch nur ein geringer Zeitaufwand von einigen Stunden nötig ist. Durch die Weitergabe von Teilaufgaben an Freelancer bleibt den Festangestellten mehr Zeit, um sich auf das Kerngeschäft und das vorliegende Projekt zu fokussieren. Dennoch hat die Kooperation mit Freelancern auch einige Nachteile.

• Freelancer sind nicht mit den Unternehmenswerten / Verhaltenskodex vertraut
• Gleichbleibende Qualität ist nicht immer garantiert
• Du musst Zeit in die Aufgabendelegation investieren (Auftragsbesprechung / Briefing)

Einige dieser Nachteile kannst du mit vorausschauender Planung und Nutzung von PM-Tools ausgleichen. Planung und Kommunikation sind an dieser Stelle das Wichtigste. Die Zusammenarbeit mit Freelancern kann Dir einen zeitlichen Vorteil verschaffen, gleichzeitig solltest Du jedoch einen Sicherheitspuffer einbauen und die Timeline nicht zu eng setzen. Eventuelle Zeiten für Anpassungen oder Revisionen solltest Du in jedem Fall einplanen.

Die besten Tools und Apps für kollaboratives Projektmanagement

Welches Tool für welche Art von Projektmanagement geeignet ist, hängt von einigen Faktoren ab:

• Unternehmensgröße
• Branche
• Planungsbedarf
• Art des Projektes

Wir stellen Dir an dieser Stelle einige Tools vor, die Du parallel oder einzeln nutzen kannst. Der Markt hat allerdings noch weitaus mehr Anwendungen zu bieten. Daher lohnt es sich zu recherchieren, damit Du das optimale Tool für das jeweilige Projekt findest.

Google Drive
Mit Google Drive steht Dir ein Filehosting-Dienst zur Verfügung, der es Dir und Deinem Team ermöglicht von überall auf der Welt auf Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Damit ist es das optimale Tool, wenn es beispielsweise um Texterstellung oder Dokumententausch geht. Online können alle Beteiligten eine Zugangsberechtigung erhalten und gemeinsam die entsprechenden Dokumente bearbeiten. Somit ist das Dokument immer aktuell und das Weiterreichen von Korrekturen entfällt. Korrekturen werden direkt im Text vorgenommen und dokumentiert. Die Kommentarfunktion erleichtert außerdem den Austausch bei Verständnisfragen. Neben Google Docs für die Texterstellung bietet das Softwarepaket auch Sheets, Slides und Forms. So können neben Dokumenten auch Tabellen, Präsentationen und Formulare gemeinsam bearbeitet werden.

Plan IO
Plan IO ist ein Tool für die Aufgabenverwaltung innerhalb eines Teams mit zugeschriebenen Rollen. Durch eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung kannst Du Workflows planen und steigerst so die Produktivität deines Projekts. Der Projektmanager wird zum Administrator und kann die einzelnen Aufgaben den Projektbeteiligten zuweisen. Dadurch entsteht für alle Beteiligte Transparenz. Außerdem gibt es ein Backgroundzentrum, in dem Mitarbeitende Informationen hinterlegen und in Foren Absprachen treffen können. Diese Projektmanagement-Software eignet sich sowohl für klassische Projekte als auch für das agile Projektmanagement.

Liquidplanner
Liquidplanner ist eine dynamische Projektmanagement-Software für moderne Unternehmen. Sie bietet Meilensteine des klassischen Projektmanagements, wie Zeiterfassung, Analysetools und Aufgabenverteilung. Neben der Priorisierung von Aufgaben und Übersicht der Ressourcenverteilung, bietet diese PM-Software auch eine Risikoabschätzung. Ergebnisse werden auf Dashboards visualisiert, so dass diese unkompliziert mit Stakeholdern geteilt werden können. Damit ist der Liquidplanner ein besonders umfangreiches Tool, welches dem analogen Projektmanagement sehr nahe kommt, Deine Effizienz jedoch steigern kann.

Weitere Anbieter:

• Basecamp
• Asana
• Jira
• Apple iWork
• Wrike
• Facebook Workplace
• Evernote

Jede Software hat ihre eigenen Stärken und Schwächen, ist mehr oder weniger umfangreich und für unterschiedlich große Teams und Unternehmen besser oder weniger gut geeignet. Daher ist es in jedem Fall notwendig, die Anwendungen genau anzuschauen und gründlich zu recherchieren. Viele Cloud-Lösungen haben kostenlose Versionen oder Du kannst sie kostenlos testen. Mache hiervon auf jeden Fall Gebrauch. Nach diesen Überlegungen steht einem effizienten und gut organisierten Projektmanagement nichts mehr im Wege.